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法規內容

法規名稱: 花蓮縣政府檔案檢調注意要點
公發布日: 民國 90 年 06 月 21 日
修正日期: 民國 105 年 08 月 26 日
發文字號: 府行文字第1050159746號 函
法規體系: 行政暨研考
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一、花蓮縣政府(以下簡稱本府)為辦理檔案檢調作業,特訂定本要點。
        本注意要點適用於本府及所屬機關。

二、借檔人借調檔案,以所承辦業務有關者為限。借調前,須先查明欲
        借檔案之年度、發文字號。

三、借檔人查妥前點資料後,應填寫「公文調案單」加蓋職名章並經業
        務主管核章後,送交文書檔案管理單位借調檔案,每張只限借調一
        案或一件。

四、借調機密檔案,應陳奉幕僚長以上長官核准。但屬國家機密者,除
        辦理該機密事項業務者外,應經原核定機關或其上級機關有核定權
        責人員書面授權或核准。

五、借調非主管案件之檔案,應先經該單位主管同意後,再送會承辦業
        務主管同意,或簽請本機關權責長官核准。

六、有權借調之機關,借調檔案時,應備函載明法律依據、調用目的及
        調用期間,並由業務單位依來函簽辦。

七、機關間借調檔案,應備函提出請求,並經本機關權責長官核准後辦
        理。

八、為方便各單位借調檔案,借檔人得先以電話與文書檔案管理單位聯
        繫,告知檔案管理人員所欲借檔案之年度、發文字號、借檔人姓名
        並約定取檔時間。

九、取檔時,取檔人核對檔案無誤後,應於公文調案單「取檔人簽名」
        欄內簽名或蓋章。

十、借檔人借調檔案以十五日為限,期滿如需續用,應填妥展期申請單
       ,並經單位主管同意蓋章後,向檔案管理人員辦理展期。
        前項展期次數以三次為限,若仍需使用檔案者,應先行歸還檔案後
      ,再依規定辦理借調。依法調用之檔案,依來函核准展延期間。

十一、借調或調用之檔案應妥慎保管,不得洩密、拆散、添註、塗改、
            更換、抽取、增加、圈點、轉借、轉抄、遺失等破壞檔案或變更
            檔案內容之情事。

十二、借檔人歸還檔案時,檔案管理人員查檢歸還檔案齊全且內容無誤
            後,應於調案紀錄上簽註歸還日期,始得退回公文調案單。

十三、文稿發文歸檔後,文書檔案管理單位即進行整訂工作,需時一至
            二個工作日,此期間該檔案暫停外借。

十四、借調檔案逾期未還,經文書檔案管理單位每日以OA系統或電話紀
            錄洽催仍不歸還且無正當理由者,依下列規定(擇一從重)議處。
          (一)經第二次查催仍不歸還者,申誡一次。
          (二)經第三次查催仍不歸還者,申誡二次。
          (三)經第四次查催仍不歸還者,比照遺失檔案處理。
          (四)遺失檔案者:記過。情節重大者加重處分。
          (五)前二款業務主管未積極協助稽催借調檔案(或查抄補錄資
                      料);或隱匿實情者與借檔人同一論處。
                      借檔人應依前項規定處分者,如具正當理由得簽奉首長核准
                      後減輕處分。
                      借檔人除受第一項處分外,並暫停其再借調檔案至歸還為止
                     ,惟為顧及業務需要,得由直屬主管借調檔案。

十五、歸還檔案經查檢有缺頁或缺件時,文書檔案管理單位應即退回予
            借檔人補全;如有第十一點所列情事時,應於調案紀錄上載明事
            由,並簽報機關權責長官議處,其公文調案單不予退還。

十六、機關人員調、離職時,人事單位應知會文書檔案管理單位,以查
            檢其借調檔案情形。

十七、調、離職人員如有借調檔案,應全部歸還,不得轉借。

十八、前點借調檔案如屬依法調用或機關借調且未屆滿歸還期限者,應
            依相關規定列為職務移交事項。

十九、本注意要點未規定事項,依檔案法、機密檔案管理辦法、機關檔
            案檢調作業要點及機關檔案管理作業手冊規定辦理。