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法規內容

法規名稱: 花蓮縣政府公文管制與考核獎懲作業要點
公發布日: 民國 93 年 06 月 14 日
修正日期: 民國 98 年 12 月 10 日
發文字號: 府行法字第0980187182B號
法規體系: 行政暨研考
圖表附件:
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一、花蓮縣政府(以下簡稱本府),為統一公文處理,提高行政效率,特
    訂定本要點。


     壹  公文收發
二、各機關之公文收/發設置:
(一)總收發。
(二)單位收發。(視需要得增設)
    行政暨研考處(文書檔案科)為總收發,各處(局)為單位收發。各
    機關得依本機關之性質按實際需求,僅設總收發。


三、收發人員如有異動,應將業務有關事項詳細交代繼任人員,並與主辦
    研考業務單位(人員)連繫,必要時得由研考單位(人員)予以輔導
    或訓練。


四、總收發分文,應依下列規定辦理:
(一)視來文內容,認定承辦單位,涉及二個單位以上者,應以來文所敘
      業務較多或首項業務之承辦單位為主辦單位,或與來文機關業務相
      對應之單位為承辦單位。有列管必要者,先送研考單位(人員)列
      管。
(二)總收發分送文件,各單位主管認為不屬於本單位主管業務範圍者,
      應簽註意見於八小時內經單位主管核准後退回總收發改分。


五、收文編號手續如下:
(一)來文經分文後,輸入電腦,統一編定公文條碼,每年從第一號開始
      依順序編列。
(二)要求補發之公文,應掛用原收文號。


六、未經編號之收文,應送總收發補辦登記,再行處理。


七、各機關已建置公文管理系統者,其公文資訊管制作業應按下列程序處
    理:
(一)收發人員應於收文後編定收文號,經登錄後列印簽收清單。
(二)收發人員將簽收清單連同公文由單位收發人員簽收,並經核對無誤
      後於簽收清單上簽名。


八、人民申請案件,應加蓋「人民申請案件」戳記。


九、收發人員收到發文時,應立即將公文登入電腦後,二日內將原稿辦理
    歸檔。


十、公文登記表登記後,單位收發人員應將公文逕送承辦人員簽收。


十一、單位收發人員收到承辦人員辦結或陳核公文,應立即登錄系統。


十二、單位收發人員點收文件時,遇有必須退回改分之文件應退回給總收
      發改分。


十三、單位收發人員收到處理完竣之存查案件時,應製作歸檔清單二份,
      隨文送檔案人員點收後,一份蓋章收回保存。


十四、單位收發人員對會辦文件及退會文件其簽收均應登錄系統並予送文
      簿上簽收(府外單位應登錄系統並於登記簿上登記);對創稿文件
      及陳核文件均應登錄系統。


     貳  公文處理
十五、承辦人員不能如期辦竣之案件,應在預定結案日期屆滿前簽奉單位
      主管核准展延,單位收發人員予以登錄系統,每次展期不得超過十
      日,以二次為限,但因情形特殊預計未能在三十日辦結之案件,得
      依本要點二十二條規定申請「專案管制」方式處理。


十六、各級承辦人員處理公務,應於承辦案件登記簿登記之,並應連同負
      責保管業務有關之參考資料,於職務異動時列入移交。


十七、簽稿如有修改,應由修改人員於修改處蓋職名章,修改過多時,應
      退回承辦人員清稿後,連同原稿陳核(判)。已在簽稿上簽章,而
      未簽註意見者,視為同意。


十八、下列文件,得逕行簽擬存查:
  (一)無轉行或答覆必要之文件。
  (二)下級機關送請例行備案或備查之文件及表報。
  (三)本機關蒐集或受贈與之參考資料。
  (四)屬通知參考性之副本。


十九、下列文件,應併案簽辦:
  (一)各件公文案情相同者。
  (二)同一案情之正副本。


二十、下列文件,應併案彙辦:
  (一)不同機關之來文,其案情相同者。
  (二)蒐集資料之往復及轉行文件。


二十一、專案管制規定如下:
    (一)公文涉及政策、法令或需多方會辦、分辦,且需三十日以上方
          可辦結之複雜案件,應申請為專案管制案件,惟最長處理時限
          不得超過四個月。人民陳情案件、人民申請案件、訴願案件不
          得申請改為專案管制案件。
    (二)申請改為專案管制案件,擬定預定完成時間,敘明理由,由單
          位主管詳實審核,簽經一層核定後副知行政暨研考處列入管制
          。
    (三)如超過預定完成時間且不可歸責於承辦單位者,仍應申請專案
          管制案件辦理展期。


     參  處理時限
二十二、各機關公文速別,分最速件、速件、普通件、特別件四種,其標
        準如下:
    (一)最速件:隨到隨辦、一日內處理完畢。
    (二)速件:不超過三日為限。
    (三)普通件:不超過六日為限。
    (四)會辦案件:按傳遞速別卷宗「最速件一小時」、「速件二小時
          」、「普通件四小時」之時限遞送;受會單位應按速別卷宗「
          最速件隨到隨辦」、「速件一日」、「普通件三日」之時限內
          辦理。
    (五)會辦公文視同速件處理,特急文件親會,如涉及二單位以上之
          案件,應依次遞會或複製同時送會。
    (六)會辦案件有下列情形之一者,得於簽辦前會商協調:
          1.有時間性或重要案件。
          2.涉及三單位以上職掌案件。
          3.案情繁雜或意見不一致之案件。
    (七)限期公文:來文或依其他規定訂有期限之公文,應依其規定期
          限辦理。
    (八)人民陳情案件:依據處理人民陳情案件相關規定辦理。
    (九)人民申請案件:依據處理人民申情案件相關規定辦理。
    (十)訴願案件:依「訴願法」之規定辦理。


二十三、各機關公文處理之時限及逾期積壓責任之議處,應依公文處理時
        限暨逾限懲處標準表規定辦理。(附件一)


     肆  公文稽催
二十四、單位收發人員應配合行政暨研考處辦理公文稽催查詢等有關工作
        。


二十五、承辦人員對經辦文件,自收文起至發文止,應負文件全程各階段
        查詢之責,如查催發生困難時,應即簽報。


二十六、各機關主辦研考業務單位(人員),對逾期案件每十五天應列印
        事前檢查表一次,分別送各單位予以稽催,承辦單位仍延不辦理
        及未答復原因者,以故意積壓公文論,簽報議處並限期清理,追
        蹤至結案為止。


二十七、業務單位(人員)應協助行政暨研考處定期或不定期檢查及調閱
        有關資料,並配合行政暨研考處辦理個案分析之需要,協助提供
        相關之資料。
    (一)行政暨研考處每月彙製公文時效統計表,簽陳首長並於相關會
          議報告。
    (二)行政暨研考處對於逾期三十天以上之案件,經調卷分析查核結
          果,有積壓責任者,依照懲處標準,予以簽辦議處。


二十八、發生下列情事經糾正再犯者,予以書面警告;如致延宕公文時效
        ,則依公文處理時限暨逾限懲處標準表(附件 1)規定簽報議處
        。
    (一)損毀、棄置、遺失公文或檔案者。
    (二)違反分層負責規定者。
    (三)無故拒收公文或對承辦公文,延不簽收逾 2  日者。
    (四)會辦公文經書面查催後仍未立即簽辦者。
    (五)對逾期待辦之案件,經催辦仍未辦理者。
    (六)應辦案件而簽存查或先簽存查再以創號發文者。
    (七)逕收來文或交辦案件應登記而未送收發登記掛號者。
    (八)對公文登記及查催資料作不實之登錄或未經權責主管核准擅改
          紀錄者。
    (九)專案管制申請未符程序及實質要件而有延誤時效情形重大者。
    (十)人民或法人團體申請案件因缺漏要件無法辦理時,未即一次詳
          加註明通知補正者。
    (十一)其他違反本要點之規定而屬情節重大者。


二十九、本府對所轄機關之公文查詢及文書作業得隨時派員輔導及公文查
        詢,並每年應定期督查一次。


     伍  考核獎懲
三十、本府對處理公文人員應嚴加考核,相關作業由行政暨研考處負責,
      並依有關規定辦理。


三十一、公文處理之考核項目,規定如下:
    (一)速度。
    (二)數量。
    (三)確實。
    (四)熟練。
    (五)內容。


三十二、公文處理人員適用之獎勵種類規定如下:
    (一)嘉獎。
    (二)記功。
        受獎人員一人承辦數項業務時,應選擇重要一項辦理獎勵。但其
        餘公文數量得合併計算。


三十三、公文處理人員適用之懲處種類規定如下:
    (一)申誡。
    (二)記過。


三十四、本府及所屬各機關對公文承辦人員、文書管理人員、登記員、主
        計與出納人員之獎勵,應分別依附件二至五之各標準表每半年辦
        理之。


三十五、行政暨研考處對公文處理之定期考核結果,每半年應統計評定個
        人成績優劣,並擬具獎懲類別,簽報機關首長核定後辦理獎懲。


三十六、本縣各鄉鎮市公所得比照本要點自行訂定相關規定,作為文書處
        理之準據。