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法規內容

法規名稱: 花蓮縣政府機密檔案歸檔作業事項
公發布日: 民國 97 年 10 月 22 日
發文字號: 府行文字第0970159234號
法規體系: 行政暨研考
圖表附件:
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一、密件用印完成後,原函稿處理方式:

(一)解密時間若在發文日期之前:原稿由文書送至檔
管歸檔。

(二)解密時間若在發文日期之後:原稿送交檔管簽收。

二、使用機密檔案專用封套裝封。

三、專用封套封面欄位應依下列規定辦理:

(一)封套上應填註單位名稱(係指承辦單位)。

(二)收發來文字號(含總收文編號及來文字號務必填寫
):

收發來文字號:以原文件之文字和符號為登載原
則,數字以阿拉伯數字表示。

例:財政部金融局「台財融字第970012345號」。

(三)案由或案名:應避免洩露機密內容,必要時,得
以代碼或代名○○○表示。

例1:○○○檢舉○○鄉○○○地段等筆土地濫
墾案。

例2:○○○陳情撤銷行政處分案。

(四)分類號、頁數、件數、附件數:

1、分類號:代表檔案分類表中所載類目名稱之
文字、數字或其組合,用以固定類目在分類
中之位置及排列順序。期使反映類目間相互
關係,使於類目細
分及擴展。)

例1:民政處~鄉鎮市村里基層建設:A010104

例2:城鄉發展處~營利事業登記:D0309

2、附件數:依附件內容登載名稱及件數。

例:○○風景特定區計畫書1冊

(五)案卷內文件起迄日期填寫原則:

1、封套內文件為1案件時,請就其文件發文日
期、來文日期或核判日期,填寫最晚者。

2、封套內裝同1案併多案件時,則依上揭原則
填寫最早和最晚案件之日期。

(六)保存年限:係指檔案之保存年限主要依據檔案之
價值、性質區分為永久保存檔案及定期保存檔
案二種,以阿
拉伯數字著錄其保存年限。

例:保存年限為20年,著錄:20年。

(七)保密期限:所謂保密期限,係指基於國家安全
、利益或公務機密之維護,其資訊有必要保密
至一定期間,始可解除機密維護,相關措施則
以檔案具有保密價值而有必要保密至一定期限
之謂。『保密期限不等於保存期限』。

機密文書保密期限;除國家機密外,文書處理均
為「密」等級
。其保密期限依法令或契約規定期
限予以保密。

(八)解密條件項目保密期限或解除機密之標示,應以
括弧標示於機密等級之下。其解密條件如下:

1、本件於公布時解密:適用於對外張貼公告或
刊登公報時解密;人事派免令或其他法令公
布時解密;民、刑事案件
結果宣判後解密等情
況。

2、本件至某年某月某日解密:由承辦人員依
權責自行決定明確之解密日期,但不得與來
文機關之解密條件相抵觸(例如:來文機關
之解密條件為「3年後解密」,則發文不得
以尚未滿3年之日期為解密條件,著錄方式
:發文日097/10/01,解密日期請著錄100/10/02)。

3、本件於工作完成或會議終了時解密:係指於
該查核工作所有相關程序已完成或是招標、
開標、評審委員評選會議或人事甄審會議等已
結束時適用

4、附件抽存後解密:適用於附件已完成機密等
級及解密條件標示者。

5、其他(其他特別條件或另行檢討後辦理解密)
:例如「同檔案保存年限」或「檔案保存年限
屆滿後解密」;常適用於社工案件如家庭暴
力、受性侵害等須保護個人隱私之情況(其
一般保存期限在5至10年)。

四、封套封口處蓋印章或職名章:

機密檔案專用封套於裝封後,業務承辦人員應於封口加
蓋印章或職名章,以明權責。

五、點收時檔案管理人員應辦事項:

進行歸檔點收作業時,僅得依機密檔案專用封套記載
事項檢視,不得拆開封套,即僅查檢封套上應記載之項
目是否完整及封口是否彌封蓋章,未依規定辦理者,
應退請業務承辦人員補正。