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法規內容

法規名稱: 花蓮縣政府文書流程管理~權責劃分注意事項
公發布日: 民國 98 年 03 月 10 日
發文字號: 府行管字第0980036802號
法規體系: 行政暨研考
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為有效發揮文書流程管理功能,應以機關內每一成員對
公文處理的自我管理為主文書單位(本府為主體者,行
政暨研考處文書檔案科(以下簡稱本處)為總收發,各局
、處為單位收發,各科(課、股)為基層收發、綜合文稿
之辦理簽稿承轉登記者為簽稿收發)及本處專責管考單位
查催處理為輔
,公文流程管理乃屬全面性、整體性作業。茲
提供有關權責劃分原則如下,其中若有因業特性肇致權責劃
分難符以下區分之情形,本府暨所屬各機關(以下簡稱單位
(機關))得於簽奉首長核定後,依業務性質酌予調整。

一、業務單位職責:

(一)每一成員應自行檢查事項:

1、經辦文件:

(1)經辦文件須遵照院頒「文書處理手
冊」規定辦理,確保公文品質,
並應依規定期限辦結;必須展期
時,報請權責主管核准;但累積
展期超過三十日以上時,應報請
機關首長或幕僚長核准,並會知
本處專責管考單位列入管制。

(2)基於自我主動管理原則,各層級
人員
均應積極掌握公文處理品質
與時效;承辦人員對所經辦之
公文,自簽辦之日起至發文之
日止,應注意處理流程各階段
之查催
,如有查催困難情事,應
即時向單位主管或單位登記桌協
助查詢處理。

2、管制會稿、會辦時效:

確遵院頒「文書處理手冊」文書簡化精神
辦理,即急要文件須會辦者應進行親會面
洽、同一文件請三個以上單位會核,宜複
製同時送會。

(1)無論送會或收會均應管制時間,如
不能依限退回時,應將原因、理
由及預定時間通知送會單位(機關)。

(2)業務處理流程簡化各層級人員就其
承辦業務應主動檢討作業程序,
簡化工作流程,以提升公文處理
時效。

(二)單位收發人員職責:

1、管制登錄本單位每一公文處理流程經過及使
用時間。

2、單位收發人員收(送)公文應隨到隨辦,
除公文整合資訊系統完成登錄收(送)作
業後,應立即分送承辦人員或送會其他
單位(需完成收(送)件簿或清單簽章始
完成收(送)程序)。嚴禁於完成資訊
系統流程登錄作業後,將公文留置或集
中於每日固定時段,始分送承辦人員或
持會其他單位。

3、逐日檢查公文處理紀錄,對將屆預定辦
結期限之案件宜預先告知提醒承辦人,
對逾期案件未依規定辦理展期手續者或
受會逾時辦理者,應依機關所訂稽催相
關規定辦理稽催,並將查催資料提供單
位主管參處。

4、統計單位公文時效資料,逐月向單位主管
提出報告,其中超過處理時限三十日以上
的案件,應單獨列表提報主管。

5、配合承辦人員案件查詢及本處管考調卷分
析需要,提供必要的資料。

6、依據時限標準,參照本機關公文處理各個
過程情形,注意每一成員文書過程的可使
用時間,作為適時提醒各級人員處理公文
參考準據(例如:普通件時限為6日,分
配承辦人可使用時間為幾日,核稿可使用
幾日,會稿可使用幾日……)。

7、管制掌握文件的處理流程與使用時間。

8、本注意事項未規定者依相關法令規定辦理。

(三)各級單位主管職責:

1、充分掌握查催資料,即時督促每一成員作
業時效。

2、在權責內核准展期案件,對本單位逾期案
件未辦理展期者,應即督促承辦人妥適處理
,並予告誡。

3、落實執行職務代理制度,督促代理人確實於
時限內辦妥應代辦公文,避免積壓公文情事。

4、對一般公文來文之處理速別與公文性質不符
者,得核准調整來文處理速別,或指定授權
人員核准調整之。

5、對涉及兩個以上單位的作業,宜與相關單
位商訂原則後再行處理,避免因往來會稿
而延誤時效。

6、對超過處理時限三十日以上之待辦案件,
應向上級主管機關報備,並會管制單位處
理。

7、配合本處管考單位召開文書流程管理工作
研討會議,共同檢討改進單位文書流程。

8、對有關公文時效的優劣案件建議獎懲。

三、專責管考單位職責:

(一)建立文書流程管理制度:

1、依據本機關特性,研訂文書流程管理原則、
標準、方法及獎懲等相關規定。

2、訂定文書流程管理稽核計畫。

(二)文書流程管理作業:

1、協調解決文書流程管理共同性問題。

2、訂定專案管制案件之申請、審核流程以及
相關表格設計製作,供稽催管制之用。

3、訂定其他特殊性案件申請、審核流程、處
理時限及其相關表格設計製作,供稽催管
制之用。

4、綜合統計分析管制成果,對內公布,並視
需要提報主管會報、業務會報,不斷檢討
改進,並建議獎懲。

5、對經機關首長核准展期案件及超過處理時
限三十日以上未結案件應予個案(件)分析
處理。

6、主動蒐集資料,綜合檢討分析,確定改進
目標,並視需要定期舉行文書流程管理工
作研討會議,與文書及業務等相關單位共
同檢討改進。

7、定期依據各單位登記桌所提送稽催報表,
檢討稽催成果,提報機關首長核閱。

8、依據文書流程管理稽核計畫,邀集相關單
位組成小組定期辦理公文檢核,依據檢
核結果,確實檢討改進,並辦理獎懲。

四、機關首長(副首長或幕僚長)職責:

(一)審核展期超過三十日以上的案件及專案管制案件。

(二)審核管制案件及特殊性案件。

(三)對超過處理時限三十日以上的案件,責成有關單位
或人員限期結案。

(四)提示改進方法。