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法規內容

法規名稱: 花蓮縣政府公文會辦案件流程時效管理作業規定
公發布日: 民國 98 年 03 月 15 日
發文字號: 府行管字第0980041928號
法規體系: 行政暨研考
圖表附件:
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一、花蓮縣政府(以下簡稱本府)為簡化文書會辦案件流程,
縮短會辦時間,以提昇公文處理時效,特訂定本規定。

二、本規定適用對象為本府各單位暨所屬一、二級機關
。(以下簡稱各單位【機關】)

三、本規定所稱之會辦案件係指案件因法令、政策除由主辦
單位彙辦執行外,尚須其他單位審查、填報、建議,方
可作成決定或核判決行者。

四、會辦案件流程依下列規定作業:

(一)業務單位:

1、各主辦單位(機關)之彙辦,得以影印分
會方式會辦相關單位(機關),負全程控
管之責。

2、遇法令適用疑義、事實複雜不明或權責待
釐清等重大案件,主辦單位(機關)應於
簽辦前主動邀集業務相關單位(出席人員
以單位主管為原則),採事前協調方式辦
理,以加速會稿流程。協調會議出席人員
之陳述意見,視同單位意見結論由出席人
員共同簽章,除有特殊狀況外,不再簽會
稿。主辦單位綜簽陳判時應附卷查考。各
相關單位除有顯然違法之錯誤應予撤銷更
正者外,依照核示決行結果辦理。(流程
圖如附件1)。

3、主辦單位(機關)於簽呈之核判時,應就
不同意見,彙整提出綜合回應及具體處理
之方案(需附會辦單位不同意見之原文)
,以供核判決行,不得再以公文往返簽會
或照錄逕由上級決定。

4、會辦單位(機關)對會辦案件有相關問題
應予釐清時,應由承辦人或業務主管洽詢
主辦單位(機關),或以電話詢問後簽辦
會簽意見,不可逕予退件或拒不會辦。

5、受會單位(機關)未依期限會畢送回公文
時,主辦單位(承辦人)應於公文逾期
警示(亮黃燈)時辦理展期,並填報「
會辦案件逾限公文催辦單」(如附表2)
1式2份,1份通報受會單位限期送回,另
1份送本府行政暨研考處管考科(以下簡
稱管考單位)備查。

(二)單位登記桌:

1、單位收發人員收(送)會辦公文應隨到隨
辦,除公文整合資訊系統完成登錄收(送)
作業後,亦應立即分送承辦人員或送會其
他單位。嚴禁於完成資訊系統流程登錄作
業後,將公文留置或集中於每日固定時段
,始分送承辦人員或持會其他單位。

2、單位收發人員對於會辦公文應依速別規定
,協助提醒承辦人員依限處理,如受會公
文已逾限,應即辦理查催作業。

3、單位收發人員應每日列印「送會逾限公文
催辦單」(表單可於本府「公文整合資訊
系統」下載)1式2份,請承辦人員確實填
列逾限理
由及處理情形,於送請單位主管
核處後,一份自存,另一份送管考單位備
查。

4、單位收發人員不可隨意改分(移、退)文
。如遇應改分(移、退)文時,應由業務
主管(科、課、隊)以上人員簽註理由意
見並經一層人員核判。未依規定改分或移
文,嚴重影響案件處理時限者,得專案簽
報議處。

五、會辦案件處理時限基準:會辦案件之送會單位(機關)應
按速別卷宗「最速件1小時」、「速件2小時」、「普
通件4小時」之時限遞送;受會單位(機關),應按「
最速件隨到隨辦」、「速件1日」、「普通件3日」之時限
辦理。

六、主辦單位(機關)未主動協調、催辦會辦案件或會辦單
位或收發人員無故延誤致影響行政效率者,由管考單位
分析延壓責任,依據本府公文管理獎懲作業要點簽報議處。