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法規內容

法規名稱: 花蓮縣政府檔案管理作業要點
公發布日: 民國 102 年 10 月 01 日
發文字號: 府行文字第1020180657B號 函
法規體系: 行政暨研考
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壹、總則

        一、花蓮縣政府(以下簡稱本府)及所屬各機關(以下簡稱各機關)

                為執行檔案管理作業,特依據檔案法施行細則第二十六條規定

                訂定本要點。

        二、本要點規範內容涉及檔案點收、分類編案、整理、保管、檢調

                、應用、清理及機密檔案管理,除檔案法及其相關子法或其他

                 法律另有規定者外,依本要點之規定。

        三、檔案管理,應由各機關統一規劃,除有特殊情形外,並應集中

                管理。

                各機關管理檔案,應設置或指定專責單位或人員(附表一機關

                檔案管理人員員額配置計算方式)。

 

貳、點收

        四、送件歸檔應注意事項:

             (一)承辦人員或文書人員(登記桌)應先行查檢擬歸檔案件是

                         否辦畢及填列分類號與保存年限,未填列者,應由承辦人

                         員補填,其作業原則如下:

                        1、歸檔案件以原件為原則,有附件者,每一種以一份為

                              限,未以原件歸檔者,應註明「與正本相符」等字樣

                             ,敘明具體事由簽陳機關權責長官核准後,始得辦理歸

                              檔。

                         2、紙本來文經轉製為電子型式而完成線上簽核辦畢,該紙

                             本來文屬歸檔範圍者,應併同線上簽核案件辦理歸檔。

                       3、附件為書籍經指定保存單位或為應公開之陳列品(如

                            海 報),得不辦理歸檔。

            (二)各機關內部單位文書人員(登記桌)應於公文整合系統內

                        點選送歸檔或送檔案室後,至遲於二日內將案件併同歸檔

                        清單(附表二)送交予檔案管理人員點收。檔案管理人員

                        應當場點收完畢,若有數量不符者,得將案件退回請其補齊

                        歸檔。

             (三)歸檔案件屬紙本型式者,應由承辦人員逐件依下列原則編

                         寫頁碼:

                         1、按文件產生時間先後順序整理排序,晚者在上,早者

                               在 下。

                        2、頁碼編寫順序,先編本文,次編附件,由上而下或由下

                             而上為之,機關得自行決定,並得於案件首頁註明總頁

                             數。

                        3、於每頁適當位置編寫頁碼;文件為雙面書寫或列印者

                              ,亦同。

                        4、附件已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂者,免

                              併本文連續編寫頁碼。

             (四)歸檔案件頁數過多難以裝訂時,應使用束帶加以綑綁或放

                         置於固定箱盒或套袋。

        五、附件歸檔應注意事項

             (一)附件為書籍型式者,應於書籍封面適當位置註明文號;如

                         為抽存續辦或難以裝訂之附件,應於首頁或其外包裝適當

                         處註明文號。

             (二)附件若由承辦人員另存辦理,應於簽核文件內註明。

             (三)附件以光碟片型式歸檔時,應放入附件封套,並於封套外

                         註記年度號、分類號及文號。

             (四)承辦人員所產生之紙本附件以雙面列印為原則。

        六、各機關內部承辦人員或單位文書人員(登記桌)於公文整合系

                統內登打公文頁數時,應紀錄公文及未成冊附件之總 頁數並於

               「附件註記」欄內紀錄附件型式及數量,「其他應記載事項」

                 等相關資訊。

       七、歸檔案件有特殊媒體型式者,如照片、地圖(工程圖)、微縮

              、影音、電子或以其他方式儲存之媒體時,承辦人員應於外包裝

               上載明附件名稱、規格、內容概要、製作者、製作日期、分類號

               及保存年限。

               但屬附件歸檔者,於公文整合資訊系統內得由承辦人或單位文

               書人員記載附件名稱、媒體型式、數量、單位(例1:照片:000會

               勘。例2:工程圖:000文化館週邊工程)。

       八、機密案件歸檔時,應另以機密檔案專用封套裝封,並依規定填

               寫相關資料;其案由或案名,得以代碼或代名表示,並於彌封

               處加蓋承辦人員印章或職名章。

       九、歸檔案件有下列情形之一者,檔案管理單位人員應退還業務承

               辦人或業務單位文書人員補正:

              (一)案件或其附件不全,或附件未經簽准而抽存。

              (二)污損、內容不清或無法讀取。

              (三)未經批准,或有漏判、漏印、漏發、漏會。

              (四)未編列文號或文號有誤。

              (五)未填註保存年限或分類號。

               (六)未編寫頁碼或編寫有誤。

               (七)本文有二頁以上而未蓋騎縫章或職名章。

               (八)樣張或已作廢之文件漏蓋「樣張」或「註銷」戳記。

               (九)與歸檔清單之登載不符。

               (十)未簽奉機關首長核准而以非原件歸檔。

              (十一)未依前三點規定辦理。

        十、各機關辦畢案件已逾歸檔期限一個月以上仍未歸檔者,其權責

               單位應主動查明處理。

        十一、檔案管理單位或人員每月應製作歸檔案件統計表(附表三)

                ,於次月十日前簽報機關首長核閱,以為檔案管理業務評鑑之

                  參考。

 

參、立案與編目

        十二、各機關編製檔案保存年限區分表,得視機關業務特性,與檔

                   案分類表結合編製或個別編製。

       十三、各機關檔案分類,依其職掌之業務性質分為類、綱、目、節

                  及項,再依案件之內容編立案名及案次號。

       十四、編立案卷應依下列規定辦理:

               (一)檔案卷次號確立後,檔案管理人員應依案件產生日期先

                          後於案件第一頁編寫目次號。

              (二)附件應隨原件裝訂,如難以併同裝訂時,應於附件標記

                         檔號及收發文號,並於原件加蓋「附件另存」戳記,且於

                         原件目次表註明媒體型式、數量及附件存放位置。

              (三)檔案管理人員依校核單元產出校核單或逕以檔案電子目

                         錄方式辦理校核。

              (四)檔案管理人員進行校核時,應查檢各著錄項目內容與檔案

                          原件所載內容是否相符,有著錄錯誤或應著錄未著錄者,

                          應修正檔案電子目錄。

         十五、檔案管理人員應將檔案編目數量,作成統計,陳報機關首長

                 ,作為績效評鑑參考,其統計得按月、季或年方式為之(附表

                     四)

         十六、各機關應分別於每年六月十五日及十二月十五日,將檔案目

                    錄彙送機關檔案管理資訊網,並備函附檔案目錄彙送說明表

                    循序送本府彙送檔案管理局。

 

肆、整理與保管

        十七、同一案卷內之案件,應按文件日期先後由上至下,並按目次

                    號順序由小至大依序排列整齊。案卷首頁並應置放檔案目次

                    表(附件五)。

        十八、整理檔案應注意下列事項:

                  (一)案卷厚度以三公分為原則。

                  (二)檔案上加附之金屬物應予以去除。但未裝訂前如確有

                             分件必要者,得予以保留。

                  (三)檔案如有皺摺,應予以理平;如有破損,應予以修補。

                  (四)檔案內容如有字跡模糊者,應洽請原承辦單位查明補

                              註於公文用紙。

                  (五)檔案應以公文用紙尺度為標準,文件左右底三面邊緣

                             應保持整齊。過寬過大者,得予以裁切折疊,惟不得損

                            及檔案內容;過窄過小者,應以公文用紙襯貼。

                  (六)檔案上之附簽,應附於文件適當位置;附簽規格較小

                              時,應以公文用紙襯貼,不得脫離原件。

          十九、檔案經整理後,應依下列方式辦理上架及管理:

                    (一)永久保存與定期保存檔案得分置存放。

                    (二)檔案應依紙質類、攝影類、錄影(音)帶類及電子媒

                               體類等不同媒體型式分區分類保管。

                    (三)按檔號大小順序,小者在左,大者在右;由左至右,

                                 由上至下直立排列。

                    (四)檔案架應預留架位空間,以利後續檔案排架。

                    (五)檔案架應依檔案之年度或檔號範圍等項目簡明標示,

                                並定期檢查有無標示脫落或需更改等情事。

          二十、各機關為保管檔案,應設置檔案庫房。並需依機關檔案庫

                      房基本設施及完善配備建置(附表六)。

                      機密檔案應與一般檔案分別存放,並應另備保險箱或其他

                      具安全防護功能箱櫃,裝置密鎖存放,並指定專人負責管理。

          二十一、檔案庫房宜採單一出入口門禁管制,非檔案管理人員未經

                          許可,不得擅自進入。

伍、檢調

二十二、借調檔案以承辦業務有關者為限,並應經單位主管核准。

因業務需要,借調非主管案件,應先經本單位主管核章後,送會業務承辦單位主管同意,或簽請本機關首長核准。

二十三、各機關間借調檔案,應備函提出申請,並經本機關首長核准後辦理。
依法有權調用檔案之機關,調用檔案時,應備函載明法律依據、調用目的及調用期間,由業務承辦單位依來函簽辦,經簽奉核准後,向檔案管理單位辦理調卷。

二十四、借調檔案應於十五日內歸還;期滿仍有繼續使用之必要 者,應申請展期;每次展期以十五日為限。
展期次數超過三次,仍有繼續使用之必要者,應先行歸還檔案,再依規定辦理借調。
各機關間借調檔案如需展期者,應備函提出申請,並經本機關首長核准後辦理。
機密檔案之借調或展期,應依前三項規定辦理。每次借調及展期期間以七日為限。
因案情特殊或業務需要,經載明借調期間專案簽請機關首長核准者,其借調期間不受前四項規定之限制。

二十五、借調檔案已逾借調期間且未辦理展期者,檔案管理人員應定期製作逾期未歸還檔案稽催單(附件七)向調案人或其所屬單位辦理催還。

二十六、各機關人員調職、離職時,人事單位應知會檔案管理單位,以檢查其借調檔案情形,如有借調檔案,應全部歸還,不得轉借。但屬依法調用或機關借調且未逾借調期間者,應列為職務移交事項。

陸、應用

二十七、各機關辦理民眾申請閱覽、抄錄或複製檔案,應依「花蓮縣政府資料卷宗申請閱覽、抄錄或複製注意事項」及相關規定辦理。

柒、清理、銷毀、移轉

二十八、各機關檔案管理單位或人員清理保存檔案,以每年辦理一次為原則。

二十九、機密檔案未經解密,不得銷毀。

三  十、各機關檔案管理單位或人員應就已屆保存年限之檔案製作檔案銷毀目錄(附件八),並經業務承辦單位確認無延長保存之必要後,擬定銷毀計畫,併同檔案銷毀目錄送花蓮縣文化局,檢選具史料保存價值之檔案。

各機關依前項規定完成檢選程序後,應層報本府彙送檔案管理局審核。

三十一、各機關永久保存之檔案,自文件產生之日起屆滿二十五年者,應於次年編製檔案移轉目錄(附件九)層報本府彙送檔案管理局。
移轉檔案以每年辦理一次為原則。

捌、考核獎懲

三十二、本府每年定期辦理考評及獎懲;每年擇一績優檔案管理機關觀摩其檔案管理作業,以溝通觀念與作法。一級機關對所屬機關之檔案管理作業,亦應比照辦理。

三十三、無正當理由違反本要點相關規定者,應送各機關考績委員會議處。