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法規內容

法規名稱: 花蓮縣政府及所屬機關學校人事資料統一管理要點
公發布日: 民國 99 年 09 月 13 日
修正日期: 民國 105 年 10 月 04 日
發文字號: 府人福字第1050186291號 函
法規體系: 人事
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一、為規範並建立花蓮縣政府(以下簡稱本府)及所屬機關學校人事資料
        之完整性,特依「行政院及所屬各機關人事資料統一管理要點」規
        定訂定本要點。

二、本府及所屬機關學校人事資料登錄、異動、建檔、移轉及管理依本
        要點辦理之。

三、本要點所稱人事資料,其範圍及種類如下:
      (一)機關(學校)資料:
                 1、機關(學校)概況(沿革)登記表。
                 2、歷年學校教職員名冊、機關名籍冊。
                 3、本機關(學校)組織法規、編制職掌及權責。
                 4、本機關(學校)人事管理相關法規及分層負責明細表。
                 5、本機關(學校)人事管理業績各種有關報告計畫書表。
      (二)公務人員個人人事資料(以下簡稱個人資料):
                 1、公務人員履歷表。
                 2、有關公務人員銓敘、考績等資料。
                 3、依公務人員履歷表及異動資料建立之電腦檔案。
                 各機關學校除應置備前項表冊及電腦檔案外,得依其他法規規
                 定及業務特性,自行增置其他必需之表冊及電腦檔案。

四、各機關學校新進職(教)人員人事資料之建立,應依下列規定辦理:
      (一)填具公務人員履歷表(附貼照片)並附公務人員服務誓言、公
                  務人員切結書、參加公教人員保險聲明書等相關表單,交由任
                  職機關學校人事單位負責保管;如有其他使用需要,得由人事
                  單位影印於右下角加蓋「本件與正本相符」章戳,經人事人員
                  簽章後,視同正本使用,並妥善永久保存。
      (二)經公開甄選三個月以上之代理教師除建立人事資料外,另應保
                  存公開甄選錄取公告及相關資料,以供日後查驗。
      (三)其他人事資料:由各機關學校自行管理,妥善保存。
      (四)各機關學校之履歷表紙本無需報送本府,由各機關學校自行管
                  理。惟為應本府人事處登錄名籍冊需要,各機關學校職(教)人
                  員之到、離職單,仍應函送本府登錄備查。

五、各機關學校人事單位應建立之人事資料,如有異動,應分別依下列
        程序辦理:
     (一)機關學校資料:
                 各機關學校對於概況(沿革)登記表、歷年職(教)人員名冊、
                 組織法規、編制職掌及權責、人事管理相關法規及分層負責
                 明細表、人事管理相關報告計畫書表等各項資料應詳細完整
                 登載,專卷管理,並依檔案法規定年限妥善保存。
    (二)個人資料:
                各項人事資料異動,應至WebHR人力資源管理資訊系統(以
                下簡稱WebHR)維護更新資料,並以下列方式辦理:
               1、為建立人事資料之正確性及完整性,其各項人事資料有
                       異動時,應隨時至WebHR維護更新,並於每月十五日前
                       至ecpa人事服務網應用系統進行查驗。
               2、WebHR之建檔及報送對象:
                    (1)建檔對象:
                               a、必須建檔對象:
                                職(教)人員(人員區分代碼01-11)、約聘人員(代碼12)
                               、約僱人員(代碼13)、會計統計人員(代碼71-74)。
                               b、各機關學校視需要自行建檔對象:
                               代理教師(代碼81)、代課教師(代碼82)、其他人員
                               (代碼99,如臨時約用人員)。
                   (2)報送對象:01司法人員至74統計人員。
               3、新進人員之人事資料於WebHR完成建檔後,應以特定人員
                      方式報送至人事行政總處資料庫。
               4、其他注意事項:技工、工友、臨時人員應由機關學校行政
                       或總務單位建置於ecpa人事服務網應用系統A5:技工工友
                       駕駛及駐衛警線上填報系統,惟仍應視機關學校內部分工
                       權責得在WebHR中建置。

六、各機關學校人事資料之管理,依下列規定辦理:
     (一)機關學校資料之管理,應分門別類編號裝訂資料夾內,列入
                 資料檔。
     (二)公教人員履歷表,採取一人一卷編號,併同其他個人資料予
                 以儲存,非因公務需要,不得調閱。各機關學校已完成異動
                 資料之電腦登錄者,其異動資料得不記載於公務人員履歷表
                 上。
     (三)各機關學校對個人資料電腦檔案之運用,應依「個人資料保
                 護法」之規定辦理。
     (四)留職停薪、停職、免職、撤職、休職、退休或其他離職人員之
                 電腦檔案,應繼續妥慎保存。
     (五)各機關學校對電腦檔案,應定期備份於媒體上。

七、職務調動後個人資料之移轉及查催,依下列規定辦理:
     (一)各機關學校對奉准調任人員,其個人資料之移轉,應依下列方
                 式辦理:
                1、原服務機關學校應先於WebHR將離職人員辦理離職作業並
                        完成報送。新職機關應逕至WebHR辦理報到及更新資料作
                        業,並應列印其公務人員電子履歷表以供編號建檔,且繼
                        續於WebHR維護其人事資料。原服務機關學校應將離職人
                        員全份履歷表列印併同原有紙本公務人員履歷表妥善保存。
               2、原服務機關應填具個人資料移轉單,連同個人資料,密封
                       逕行移送新職機關。
      (二)新職機關於調任人員到職一星期後,仍未接到其原服務機關移
                  轉之資料時,新職機關應即至ecpa人事服務網逕行稽催。

八、人事資料表冊記載之內容,應詳實正確,字跡端正清晰,如有筆誤
        ,應予改正,並由人事人員蓋章。

九、各機關學校如有漏辦他調人員資料表之移轉,或未按移轉之個人資
        料建檔及更新,或發現有偽造、變造、毀損或作不實之登錄等情事
       ,應查明責任,視情節輕重依有關法令規定予以議處。辦理資料管
        理績效優良者,得依「人事管理人員獎懲規定」等有關規定,核實
        予以獎勵。

十、各機關學校人事資料表應依照公務人員交代條例第四條之規定列入
        交代。