一、花蓮縣政府（以下簡稱本府）檔案及政府資訊申請閱覽、抄錄、
複製（以下簡稱應用），除法令另有規定外，依本注意事項行之。
二、申請應用檔案及政府資訊者，應填具申請書，或以書面載明姓名、
出生年月日、身分證明文件字號、地址、電話、申請項目、檔案及
政府資訊名稱或內容要旨、檔號或發文字號、申請用途、有使用檔
案原件之必要，其事由、申請日期等。
有代理人者，其姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文
件字號；如係意定代理者，並應提出委任書；如係法定代理者，應
敘明其關係。
三、受理申請應用檔案及政府資訊，由業務單位負責審核辦理。
業務單位檢查申請案件，認其不合規定程式或資料不全者，應通知
申請人於七日內補正；屆期不補正或不能補正者，得駁回其申請。
四、申請案件之准駁，應自受理申請書之日起十五日內為准駁，並依下
列各款規定以書面通知申請人：
（一）駁回申請者，應敘明理由。
（二）經核准應用檔案及政府資訊者，業務單位應於審核通知書中
載明核准應用意旨、應用方式、日期、時間、地點、應注意
事項與收費標準，及應攜帶相關證明文件，通知申請人。
前項准駁之期限，必要時得延長之，但以一次為限。如有補
正資料者，自申請人補正之日起算。
五、本府檔案及政府資訊應用准駁，應依檔案法第十八條、政府資訊公
開法第十八條、行政程序法第四十六條，以及其他法令之規定辦理。
核准應用之檔案如僅其中一部分有應限制公開或提供之情形，應採
分離原則，去除不得公開部分，就其他部分公開或提供之。
六、申請人應於指定日期親至指定地點，出示核准通知書及身分證明文
件並簽署同意書，保證遵守規定後，由承辦人員陪同應用檔案及政
府資訊。
七、申請人如須輔佐人陪同應用檔案及政府資訊，應事先提出申請。
前項輔佐人須年滿二十歲，且以一人為限。
應用檔案及政府資訊時，不得僅由輔佐人單獨在場，申請人對其輔
佐人之行為應負連帶責任。
八、申請人及其輔佐人於閱畢後，應將檔案及政府資訊交還承辦人員點
收。
九、申請人應用檔案及政府資訊，如未能於當日應用完畢者，業務單位
應於檔案及政府資訊應用簽收單註記應用情形後，先辦理還卷，另
日再調閱。
十、應用檔案及政府資訊應於本府指定之日期、時間及地點為之，並應
遵守下列事項：
（一）對於檔案及政府資訊不得添註、塗改、更換、抽取、圈點、
污損、竊取。
（二）檔案及政府資訊不得拆散或重組，應照原狀歸還。
（三）不得有其他損壞檔案及政府資訊之行為。
（四）不得私自影印、攝影。
（五）禁止攜帶食物、飲料、刀片、墨汁及修正液等易污毀檔案及政
府資訊之物品。
（六）不得進入檔案及政府資訊作業處所或庫房。
（七）不得僅由輔佐人單獨在場應用。
承辦人員發現申請人或其輔佐人違反前項各款規定者，應立即
予以制止，終止其應用行為。
違反第一項規定涉及刑事責任者，移送該管檢察機關偵辦。
申請人閱畢檔案及政府資訊應歸還業務單位並經點收無訛後，
業務單位應於檔案及政府資訊應用簽收單上註記還卷並將一聯
交付申請人。
十一、申請人使用本府之機器影印檔案及政府資訊，不論影印成效如何
，均以用紙數合計其總金額，其收費比照「檔案閱覽抄錄複製收
費標準」收取費用，並開立收據交付申請人。
十二、本府檔案及政府資訊應用標準作業配合流程圖及說明（如附件）。