一、花蓮縣政府（以下簡稱本府），為統一公文處理，提高行政效率，特
訂定本要點。
壹 公文收發
二、各機關之公文收／發設置：
（一）總收發。
（二）單位收發。（視需要得增設）
行政暨研考處（文書檔案科）為總收發，各處（局）為單位收發。各
機關得依本機關之性質按實際需求，僅設總收發。
三、收發人員如有異動，應將業務有關事項詳細交代繼任人員，並與主辦
研考業務單位（人員）連繫，必要時得由研考單位（人員）予以輔導
或訓練。
四、總收發分文，應依下列規定辦理：
（一）視來文內容，認定承辦單位，涉及二個單位以上者，應以來文所敘
業務較多或首項業務之承辦單位為主辦單位，或與來文機關業務相
對應之單位為承辦單位。有列管必要者，先送研考單位（人員）列
管。
（二）總收發分送文件，各單位主管認為不屬於本單位主管業務範圍者，
應簽註意見於八小時內經單位主管核准後退回總收發改分。
五、收文編號手續如下：
（一）來文經分文後，輸入電腦，統一編定公文條碼，每年從第一號開始
依順序編列。
（二）要求補發之公文，應掛用原收文號。
六、未經編號之收文，應送總收發補辦登記，再行處理。
七、各機關已建置公文管理系統者，其公文資訊管制作業應按下列程序處
理：
（一）收發人員應於收文後編定收文號，經登錄後列印簽收清單。
（二）收發人員將簽收清單連同公文由單位收發人員簽收，並經核對無誤
後於簽收清單上簽名。
八、人民申請案件，應加蓋「人民申請案件」戳記。
九、收發人員收到發文時，應立即將公文登入電腦後，二日內將原稿辦理
歸檔。
十、公文登記表登記後，單位收發人員應將公文逕送承辦人員簽收。
十一、單位收發人員收到承辦人員辦結或陳核公文，應立即登錄系統。
十二、單位收發人員點收文件時，遇有必須退回改分之文件應退回給總收
發改分。
十三、單位收發人員收到處理完竣之存查案件時，應製作歸檔清單二份，
隨文送檔案人員點收後，一份蓋章收回保存。
十四、單位收發人員對會辦文件及退會文件其簽收均應登錄系統並予送文
簿上簽收（府外單位應登錄系統並於登記簿上登記）；對創稿文件
及陳核文件均應登錄系統。
貳 公文處理
十五、承辦人員不能如期辦竣之案件，應在預定結案日期屆滿前簽奉單位
主管核准展延，單位收發人員予以登錄系統，每次展期不得超過十
日，以二次為限，但因情形特殊預計未能在三十日辦結之案件，得
依本要點二十二條規定申請「專案管制」方式處理。
十六、各級承辦人員處理公務，應於承辦案件登記簿登記之，並應連同負
責保管業務有關之參考資料，於職務異動時列入移交。
十七、簽稿如有修改，應由修改人員於修改處蓋職名章，修改過多時，應
退回承辦人員清稿後，連同原稿陳核（判）。已在簽稿上簽章，而
未簽註意見者，視為同意。
十八、下列文件，得逕行簽擬存查：
（一）無轉行或答覆必要之文件。
（二）下級機關送請例行備案或備查之文件及表報。
（三）本機關蒐集或受贈與之參考資料。
（四）屬通知參考性之副本。
十九、下列文件，應併案簽辦：
（一）各件公文案情相同者。
（二）同一案情之正副本。
二十、下列文件，應併案彙辦：
（一）不同機關之來文，其案情相同者。
（二）蒐集資料之往復及轉行文件。
二十一、專案管制規定如下：
（一）公文涉及政策、法令或需多方會辦、分辦，且需三十日以上方
可辦結之複雜案件，應申請為專案管制案件，惟最長處理時限
不得超過四個月。人民陳情案件、人民申請案件、訴願案件不
得申請改為專案管制案件。
（二）申請改為專案管制案件，擬定預定完成時間，敘明理由，由單
位主管詳實審核，簽經一層核定後副知行政暨研考處列入管制
。
（三）如超過預定完成時間且不可歸責於承辦單位者，仍應申請專案
管制案件辦理展期。
參 處理時限
二十二、各機關公文速別，分最速件、速件、普通件、特別件四種，其標
準如下：
（一）最速件：隨到隨辦、一日內處理完畢。
（二）速件：不超過三日為限。
（三）普通件：不超過六日為限。
（四）會辦案件：按傳遞速別卷宗「最速件一小時」、「速件二小時
」、「普通件四小時」之時限遞送；受會單位應按速別卷宗「
最速件隨到隨辦」、「速件一日」、「普通件三日」之時限內
辦理。
（五）會辦公文視同速件處理，特急文件親會，如涉及二單位以上之
案件，應依次遞會或複製同時送會。
（六）會辦案件有下列情形之一者，得於簽辦前會商協調：
1.有時間性或重要案件。
2.涉及三單位以上職掌案件。
3.案情繁雜或意見不一致之案件。
（七）限期公文：來文或依其他規定訂有期限之公文，應依其規定期
限辦理。
（八）人民陳情案件：依據處理人民陳情案件相關規定辦理。
（九）人民申請案件：依據處理人民申情案件相關規定辦理。
（十）訴願案件：依「訴願法」之規定辦理。
二十三、各機關公文處理之時限及逾期積壓責任之議處，應依公文處理時
限暨逾限懲處標準表規定辦理。（附件一）
肆 公文稽催
二十四、單位收發人員應配合行政暨研考處辦理公文稽催查詢等有關工作
。
二十五、承辦人員對經辦文件，自收文起至發文止，應負文件全程各階段
查詢之責，如查催發生困難時，應即簽報。
二十六、各機關主辦研考業務單位（人員），對逾期案件每十五天應列印
事前檢查表一次，分別送各單位予以稽催，承辦單位仍延不辦理
及未答復原因者，以故意積壓公文論，簽報議處並限期清理，追
蹤至結案為止。
二十七、業務單位（人員）應協助行政暨研考處定期或不定期檢查及調閱
有關資料，並配合行政暨研考處辦理個案分析之需要，協助提供
相關之資料。
（一）行政暨研考處每月彙製公文時效統計表，簽陳首長並於相關會
議報告。
（二）行政暨研考處對於逾期三十天以上之案件，經調卷分析查核結
果，有積壓責任者，依照懲處標準，予以簽辦議處。
二十八、發生下列情事經糾正再犯者，予以書面警告；如致延宕公文時效
，則依公文處理時限暨逾限懲處標準表（附件 1）規定簽報議處
。
（一）損毀、棄置、遺失公文或檔案者。
（二）違反分層負責規定者。
（三）無故拒收公文或對承辦公文，延不簽收逾 2 日者。
（四）會辦公文經書面查催後仍未立即簽辦者。
（五）對逾期待辦之案件，經催辦仍未辦理者。
（六）應辦案件而簽存查或先簽存查再以創號發文者。
（七）逕收來文或交辦案件應登記而未送收發登記掛號者。
（八）對公文登記及查催資料作不實之登錄或未經權責主管核准擅改
紀錄者。
（九）專案管制申請未符程序及實質要件而有延誤時效情形重大者。
（十）人民或法人團體申請案件因缺漏要件無法辦理時，未即一次詳
加註明通知補正者。
（十一）其他違反本要點之規定而屬情節重大者。
二十九、本府對所轄機關之公文查詢及文書作業得隨時派員輔導及公文查
詢，並每年應定期督查一次。
伍 考核獎懲
三十、本府對處理公文人員應嚴加考核，相關作業由行政暨研考處負責，
並依有關規定辦理。
三十一、公文處理之考核項目，規定如下：
（一）速度。
（二）數量。
（三）確實。
（四）熟練。
（五）內容。
三十二、公文處理人員適用之獎勵種類規定如下：
（一）嘉獎。
（二）記功。
受獎人員一人承辦數項業務時，應選擇重要一項辦理獎勵。但其
餘公文數量得合併計算。
三十三、公文處理人員適用之懲處種類規定如下：
（一）申誡。
（二）記過。
三十四、本府及所屬各機關對公文承辦人員、文書管理人員、登記員、主
計與出納人員之獎勵，應分別依附件二至五之各標準表每半年辦
理之。
三十五、行政暨研考處對公文處理之定期考核結果，每半年應統計評定個
人成績優劣，並擬具獎懲類別，簽報機關首長核定後辦理獎懲。
三十六、本縣各鄉鎮市公所得比照本要點自行訂定相關規定，作為文書處
理之準據。