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壹、調借前
一、借檔人調閱檔案,以其科(隊)所承辦業務為限。調閱前,須
先查明欲借檔案之年度、發文字號。
二、查妥前項資料後,應填寫「花蓮縣政府借檔單」加蓋職名章並
經業務主管(科、隊長)核章後,送交文書檔案科調借檔案,
每張只限調借一案或一件。
三、調借機密檔案,應陳奉幕僚長以上長官核准。
四、調閱非主管案件,應先送會業務單位主管同意。
五、監察院及法院調閱檔案,由業務單位簽辦;檢調機關調閱檔案
,由政風處協助專案簽辦。
六、為方便各單位調閱檔案,借檔人可先以電話(分機二三一、二
三二)與文書檔案科聯繫,告知檔管人員所欲借檔案之年度、
發文字號、借檔人姓名並約定取檔時間。
貳、取檔時
取檔人核對檔案無誤後,請於調檔單「取檔人簽名」欄內簽名或蓋
章。
參、調檔後
一、借檔人調借檔案以十五日為限,期滿如需續用,應填妥展期申
請單,並經單位主管同意蓋章後,向文書檔案科辦理展期。但
依法調用之檔案,經洽催三次仍不歸還時,應簽請機關權責長
官處理。
前款展期次數以一次為限,為期十五日(日曆天)。
二、借調之檔案,不得洩密、拆散、添註、塗改、抽換、增損、轉
借、轉抄、遺失等情事。
三、借檔人歸還檔案時,應將借檔單取回。
肆、其他事項
一、本府文稿發文歸檔後,文書檔案科即進行整訂工作,需時一至
二個工作日,此期間該文件將暫緩外借,俾利作業進行。
二、借調檔案逾期未還,經文書檔案科每日以OA系統或電話紀錄洽
催仍不歸還且無正當理由者,依下列規定(擇一從重)議處。
(一)經第二次查催仍不歸還者,申誡一次。
(二)經第三次查催仍不歸還者,申誡二次。
(三)經第四次查催仍不歸還者,比照遺失檔案處理。
(四)遺失檔案者:記過。情節重大者加重處分。
(五)前二目業務主管(科、隊長)未積極協助稽催借調檔案
(或查抄補錄資料);或隱匿實情者與借檔人同一論處。
借檔人應依前項規定處分者,如具正當理由得簽奉首長核准後
減輕處分。
借檔人除受第一項處分外,並暫停其再調借檔案至歸還為止,
惟為顧及業務需要,得由直屬主管(科、隊長)借調檔案。
三、遺失檔案者,其處理方式如下:
(一)機密檔案,應即通知原承辦單位設法補救。
(二)普通檔案,應向原承辦單位或有關單位查抄。
(三)對無法查抄之案件,應請原承辦單位依據資料或記憶補錄
。查抄補錄資料,應簽
奉首長核可後,併同簽准案移文書檔案科歸檔留存。
四、檔案有下列情事之一者,各單位得拒絕閱覽、抄錄或複製檔案
之申請:
(一)有關國家機密者。
(二)有關犯罪資料者。
(三)有關工商秘密者。
(四)有關學識技能檢定及資格審查之資料者。
(五)有關人事及薪資資料者。
(六)依法令或契約有保密之義務者。
(七)其他為維護公共利益或第三人之正當權益者。
五、本注意要點奉縣長核可後實施,修正時亦同。
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