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法規內容

法規名稱: 花蓮縣政府社會處應用戶役政資訊作業管理規定
公發布日: 民國 113 年 01 月 29 日
發文字號: 府社助字第1130021099號書函
法規體系: 社會
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一、 花蓮縣政府社會處(以下簡稱本處)為規範本處各社會福利業務妥適應用戶役政資
     料,落實資訊安全,避免個人資料不當使用或外洩,爰依據「各機關申請提供戶
     籍資料及親等關聯資料辦法」第九條訂定本規定。

二、法源依據及適用業務範圍:
    (一)本處社會行政科依據「花蓮縣敬老及身心障礙者乘車補助作業要點」辦理敬老
        卡、愛心卡之持卡人身分資格勾稽與卡片註銷作業。
    (二)本處婦幼科依據「兒童及少年福利與權益保障法」第十三條辦理本縣兒童及少
        年生活狀況及需求調查。
    (三)本處婦幼科依據「衛生福利部年度社福績效考核實施計畫與指標」辦理花蓮縣
        婦女生活狀況及需求調查,運用婦女相關實證研究資料推動婦女福利措施或服
        務。
    (四)本處社會福利科依據「花蓮縣政府重陽節敬老禮金發放實施要點」辦理本縣年
        滿六十五歲以上縣民致贈重陽節敬老禮金作業。
    (五)本處社會福利科依據「衛生福利部社會及家庭署強化獨居老人關懷服務計畫補
        助作業要點」辦理本縣六十五歲以上一人獨自居住之縣民提供關懷措施或服
        務。
    (六)本處社會工作科依據「直轄市、縣(市)政府集中篩派案機制處理原則第四
        點、兒童及少年福利與權益保障法第五十三條與五十四條、家庭暴力防治法第
        五十條、性侵害犯罪防治法第十一條、兒童及少年性剝削防制條例第七條、老
        人福利法第四十三條及身心障礙者權益保障法第七十六條」辦理本縣保護性業
        務於受理通報後調閱相關資料以了解家庭成員狀況,俾後續進行調查、訪視評
        估及處遇服務之參考。
   (七)本處社會救助科依據「花蓮縣強化對災民災害救助工作處理實施要點」及「災
       害防救法」辦理災民臨時收容安置業務所需,運用本縣全縣人口戶籍資料管理
       災民收容情形及提供災民各項災害救助服務措施。

三、資訊安全管制作業:
    (一)連線電腦設備安全管理:
        1.連線電腦設備須設定螢幕保護密碼,使用者離開時,須退出使用環境,每日
          下班前並應確實關機,以防止資料外洩。
        2.連線電腦設備IP 位址不得任意變更,如IP 位址異動,應立即通知配合調
          整設定。
    (二)戶役政資料查詢及使用管制措施
        1.資料查詢、輸出及傳送,均需採取適當之保密措施。
        2.查詢戶役政資料應避免非業務權責人員閱覽、擷取及破壞。
        3.戶役政資料不得任意複製,如有併案或附卷必要應妥善保管,紙本應以密件
          方式保存,電子檔有存取權限控管。
        4.查詢紀錄檔需保留五年以上。
        5.不得經由電話及傳真方式傳送。
        6.不得透過網路方式交付戶役政資料電子檔。
        7.戶役政資料電子檔之傳送與處理需採行適當之保護措施,涉及個人資料之識
          別者應加密保護。
   (三)資料保留或銷毀程序
       1.戶役政資料查詢及使用完竣後,如可銷毀,紙本文件應銷毀至無法辨識,電
         子檔如無保留必要性,應即刪除,並確認其資料檔案無法復原。
       2.儲存於可攜式媒體之資料檔案,使用完竣且確認無保存必要,應立即辦理銷
         磁或銷毀作業。

四、戶役政資料使用者應用管理:
   (一)指定專責人員辦理安全維護事項。
   (二)使用者應依使用戶役政資料之法規依據提出連結作業申請,並經花蓮縣政府民
       政處(以下簡稱民政處)審查同意後始得使用。
   (三)因業務必須使用戶役政資料之承辦人,取得帳號、密碼後應妥為保管,不得借
       予他人使用或張貼於易洩密位置。
   (四)使用者因業務調整或調職時,使用單位應立即通知民政處或戶政單位相關承辦
       人。
   (五)使用者停(離)職時,使用單位應立即通知民政處或戶政單位相關承辦人。

五、督考查核及相關稽核措施:
    (一)業務單位應每半年至少辦理一次查核作業,倘發現異常查詢情形,應會同本府
        政風處調查並簽報處理。
    (二)稽核結果應作成紀錄,並保留五年。
    (三)民政處實施稽核作業時,本處須配合辦理並提供相關查核資料。

六、 使用戶役政資料違反相關規定者,應依下列規定究辦:
    (一)使用單位或使用者違法、不當使用戶役政資料者,應由使用單位或使用者依個
        人資料保護法或其他法律之規定負完全責任。
    (二)使用者如涉及行政責任,應由其所屬之機關議處;其涉及刑事責任者,移送司
        法機關處理。

七、 本要點未盡事宜,依各機關應用戶役政資訊連結作業及管理要點、各機關使用戶
     役政資料管理規定製作指引、應用戶役政資訊系統資訊安全稽核要點、各機關申
     請提供戶籍資料及親等關聯資料辦法、個人資料保護法與相關法規辦理,並得隨
     時修訂之。