一、花蓮縣政府(以下簡稱本府),為統一公文處理,提高行政效率,特
訂定本要點。
壹 公文收發
二、各機關之公文收/發設置:
(一)總收發。
(二)單位收發。(視需要得增設)
行政暨研考處(文書檔案科)為總收發,各處(局)為單位收發。各
機關得依本機關之性質按實際需求,僅設總收發。
三、收發人員如有異動,應將業務有關事項詳細交代繼任人員,並與主辦
研考業務單位(人員)連繫,必要時得由研考單位(人員)予以輔導
或訓練。
四、總收發分文,應依下列規定辦理:
(一)視來文內容,認定承辦單位,涉及二個單位以上者,應以來文所敘
業務較多或首項業務之承辦單位為主辦單位,或與來文機關業務相
對應之單位為承辦單位。有列管必要者,先送研考單位(人員)列
管。
(二)總收發分送文件,各單位主管認為不屬於本單位主管業務範圍者,
應簽註意見於八小時內經單位主管核准後退回總收發改分。
五、收文編號手續如下:
(一)來文經分文後,輸入電腦,統一編定公文條碼,每年從第一號開始
依順序編列。
(二)要求補發之公文,應掛用原收文號。
六、未經編號之收文,應送總收發補辦登記,再行處理。
七、各機關已建置公文管理系統者,其公文資訊管制作業應按下列程序處
理:
(一)收發人員應於收文後編定收文號,經登錄後列印簽收清單。
(二)收發人員將簽收清單連同公文由單位收發人員簽收,並經核對無誤
後於簽收清單上簽名。
八、人民申請案件,應加蓋「人民申請案件」戳記。
九、收發人員收到發文時,應立即將公文登入電腦後,二日內將原稿辦理
歸檔。
十、公文登記表登記後,單位收發人員應將公文逕送承辦人員簽收。
十一、單位收發人員收到承辦人員辦結或陳核公文,應立即登錄系統。
十二、單位收發人員點收文件時,遇有必須退回改分之文件應退回給總收
發改分。
十三、單位收發人員收到處理完竣之存查案件時,應製作歸檔清單二份,
隨文送檔案人員點收後,一份蓋章收回保存。
十四、單位收發人員對會辦文件及退會文件其簽收均應登錄系統並予送文
簿上簽收(府外單位應登錄系統並於登記簿上登記);對創稿文件
及陳核文件均應登錄系統。
貳 公文處理
十五、承辦人員不能如期辦竣之案件,應在預定結案日期屆滿前簽奉單位
主管核准展延,單位收發人員予以登錄系統,每次展期不得超過十
日,以二次為限,但因情形特殊預計未能在三十日辦結之案件,得
依本要點二十二條規定申請「專案管制」方式處理。
十六、各級承辦人員處理公務,應於承辦案件登記簿登記之,並應連同負
責保管業務有關之參考資料,於職務異動時列入移交。
十七、簽稿如有修改,應由修改人員於修改處蓋職名章,修改過多時,應
退回承辦人員清稿後,連同原稿陳核(判)。已在簽稿上簽章,而
未簽註意見者,視為同意。
十八、下列文件,得逕行簽擬存查:
(一)無轉行或答覆必要之文件。
(二)下級機關送請例行備案或備查之文件及表報。
(三)本機關蒐集或受贈與之參考資料。
(四)屬通知參考性之副本。
十九、下列文件,應併案簽辦:
(一)各件公文案情相同者。
(二)同一案情之正副本。
二十、下列文件,應併案彙辦:
(一)不同機關之來文,其案情相同者。
(二)蒐集資料之往復及轉行文件。
二十一、專案管制規定如下:
(一)公文涉及政策、法令或需多方會辦、分辦,且需三十日以上方
可辦結之複雜案件,應申請為專案管制案件,惟最長處理時限
不得超過四個月。人民陳情案件、人民申請案件、訴願案件不
得申請改為專案管制案件。
(二)申請改為專案管制案件,擬定預定完成時間,敘明理由,由單
位主管詳實審核,簽經一層核定後副知行政暨研考處列入管制
。
(三)如超過預定完成時間且不可歸責於承辦單位者,仍應申請專案
管制案件辦理展期。
參 處理時限
二十二、各機關公文速別,分最速件、速件、普通件、特別件四種,其標
準如下:
(一)最速件:隨到隨辦、一日內處理完畢。
(二)速件:不超過三日為限。
(三)普通件:不超過六日為限。
(四)會辦案件:按傳遞速別卷宗「最速件一小時」、「速件二小時
」、「普通件四小時」之時限遞送;受會單位應按速別卷宗「
最速件隨到隨辦」、「速件一日」、「普通件三日」之時限內
辦理。
(五)會辦公文視同速件處理,特急文件親會,如涉及二單位以上之
案件,應依次遞會或複製同時送會。
(六)會辦案件有下列情形之一者,得於簽辦前會商協調:
1.有時間性或重要案件。
2.涉及三單位以上職掌案件。
3.案情繁雜或意見不一致之案件。
(七)限期公文:來文或依其他規定訂有期限之公文,應依其規定期
限辦理。
(八)人民陳情案件:依據處理人民陳情案件相關規定辦理。
(九)人民申請案件:依據處理人民申情案件相關規定辦理。
(十)訴願案件:依「訴願法」之規定辦理。
二十三、各機關公文處理之時限及逾期積壓責任之議處,應依公文處理時
限暨逾限懲處標準表規定辦理。(附件一)
肆 公文稽催
二十四、單位收發人員應配合行政暨研考處辦理公文稽催查詢等有關工作
。
二十五、承辦人員對經辦文件,自收文起至發文止,應負文件全程各階段
查詢之責,如查催發生困難時,應即簽報。
二十六、各機關主辦研考業務單位(人員),對逾期案件每十五天應列印
事前檢查表一次,分別送各單位予以稽催,承辦單位仍延不辦理
及未答復原因者,以故意積壓公文論,簽報議處並限期清理,追
蹤至結案為止。
二十七、業務單位(人員)應協助行政暨研考處定期或不定期檢查及調閱
有關資料,並配合行政暨研考處辦理個案分析之需要,協助提供
相關之資料。
(一)行政暨研考處每月彙製公文時效統計表,簽陳首長並於相關會
議報告。
(二)行政暨研考處對於逾期三十天以上之案件,經調卷分析查核結
果,有積壓責任者,依照懲處標準,予以簽辦議處。
二十八、發生下列情事經糾正再犯者,予以書面警告;如致延宕公文時效
,則依公文處理時限暨逾限懲處標準表(附件 1)規定簽報議處
。
(一)損毀、棄置、遺失公文或檔案者。
(二)違反分層負責規定者。
(三)無故拒收公文或對承辦公文,延不簽收逾 2 日者。
(四)會辦公文經書面查催後仍未立即簽辦者。
(五)對逾期待辦之案件,經催辦仍未辦理者。
(六)應辦案件而簽存查或先簽存查再以創號發文者。
(七)逕收來文或交辦案件應登記而未送收發登記掛號者。
(八)對公文登記及查催資料作不實之登錄或未經權責主管核准擅改
紀錄者。
(九)專案管制申請未符程序及實質要件而有延誤時效情形重大者。
(十)人民或法人團體申請案件因缺漏要件無法辦理時,未即一次詳
加註明通知補正者。
(十一)其他違反本要點之規定而屬情節重大者。
二十九、本府對所轄機關之公文查詢及文書作業得隨時派員輔導及公文查
詢,並每年應定期督查一次。
伍 考核獎懲
三十、本府對處理公文人員應嚴加考核,相關作業由行政暨研考處負責,
並依有關規定辦理。
三十一、公文處理之考核項目,規定如下:
(一)速度。
(二)數量。
(三)確實。
(四)熟練。
(五)內容。
三十二、公文處理人員適用之獎勵種類規定如下:
(一)嘉獎。
(二)記功。
受獎人員一人承辦數項業務時,應選擇重要一項辦理獎勵。但其
餘公文數量得合併計算。
三十三、公文處理人員適用之懲處種類規定如下:
(一)申誡。
(二)記過。
三十四、本府及所屬各機關對公文承辦人員、文書管理人員、登記員、主
計與出納人員之獎勵,應分別依附件二至五之各標準表每半年辦
理之。
三十五、行政暨研考處對公文處理之定期考核結果,每半年應統計評定個
人成績優劣,並擬具獎懲類別,簽報機關首長核定後辦理獎懲。
三十六、本縣各鄉鎮市公所得比照本要點自行訂定相關規定,作為文書處
理之準據。