一、依據：
（一）文書處理手冊第九章。
（二）文書流程管理作業規範第一章至第五章、第八章、第十三章。
（三）花蓮縣政府公文管制與考核獎懲作業要點。
二、目的：
為加強人民申請案件處理績效，改善本府整體行政效率、提昇行政效能，落實管制作業，
以達為民服務之精神。
三、實施內容：
（一）管制原則：
1.人民申請案件須以案為單元，實施全程管制。
2.案件處理過程中，凡屬通知補正（件）、會勘（查）、會議（商）、請釋（示）、查詢及
有關機關間公文往返等文件，應另以他號方式處理，不得以原文號銷號結案，全案審結時
再以原申請文號函復申請人。
3.應公告人民申請案件處理期間並登載於機關網站（花蓮縣政府全球資訊網→便民服務→查
詢&下載→人民申辦案件資訊http://www1.hl.gov.tw/srvcnt/Form_Srv/form_index.asp
）
，本府行政暨研考處依各項目申請案件之時限進行管制稽催。
（二）處理時限及作業流程：
1.應確遵行政程序法第51條規定，按各人民申請事項類別， 訂定處理期間公告之。
2.案件處理時限長達數月且需多方會勘（查）或會議（商）者，請各局處自行研議將申辦之各
審查階段時點、審查結果及相關資訊公布於網站，提供民眾查詢。
3.涉及2個局處以上之人民申請案件，必須會同訂定處理時限，以求全面配合。
4.各項人民申請案件處理時限如因法規修訂或其他因素需檢討修正、新增或刪除者，應簽會本
府行政暨研考處，並經一層長官核准後始得異動。
（三）公文時效計算標準：
1. 公文時效起算日期除應於當日辦出者外，一律以收件之次日起算，並包含假日計算在內。
2. 前款假日係指依紀念日及節日實施辦法與公務人員週休二日實施辦法等規定應放假之日，其
實際日數以行政院每年公布之政府行政機關辦公日曆表為準。
3.處理期間適逢連續假日較長者，為避免實際工作日數過短，造成執行上困難，得於公告處理時
限時，以附註方式明定：「處理期間遇連續三日以上之國定假日或其他休息日時，其處理期間
除週六、日外，得配合延長之。」，未依規定公告者，處理期間不得延長。
4.案件處理過程中之補正（件）、會勘（查）、會議（商）、請釋（示）、查詢及有關機關間公
文往返時間，得自該申請案件總辦理天數中扣除，各承辦人應將相關公文副本（或抄本）送登
記桌人員至公文系統辦理發文日期及發文文號登錄，俾時效暫停計算。
（四）展期規定：
1.人民申請案件經詳細檢討，得於處理時限屆滿前填寫本府「展期申請單」，經二層核准後辦理
展期，惟展期以一次為限，其申請日數不得超過原公告處理時限，並應於原處理時限屆滿前將
延長之事由通知申請人。
2.前款展期申請單應併同公文陳核及歸檔；並應影印一份，由各局處登記桌建立專卷，以備查考。
3.人民申請案件未能在規定處理時限內辦結者，雖依規定申請展期，其時效仍列為「逾限辦結」。
（五） 退（補）件應注意事項：
1. 人民申請案件不合法定程序或手續時，主辦單位應詳細說明1次通知補正（件），不得直接退文。
若以電話通知民眾補正（件）者，應留下公務通話紀錄（如附件1），並附於原案公文上，俾供
日後佐證。
2.涉及2個局處以上之人民申請案件，主辦單位應簽會所有相關單位後，將所有應補正（件）資料及
注意事項詳細說明，1次性通知補正（件），不得由各單位自行通知。
3.對主辦單位之判斷，視來文內容，認定主辦單位，涉及2個單位以上者，應以來文所 敘業務較多
或首項業務之承辦單位為主辦單位，或與來文機關業務相對應之單位為主辦單位。倘各單位主管
認為不屬於主辦單位者，應於8小時內簽註意見，經一層決行判定主辦單位，退回總收文改分。
4.總收文於收受申請人補正（件）資料或文件後，應依規定收文或加蓋機關收文日期戳章，俾釐清
案件辦理期程。
5.登記桌人員應至公文管理系統登錄完成補正（件）日期，俾該案人民申請案件時效繼續計算，如
漏未登錄者，登記桌人員與承辦人員連帶負作業疏失責任。（六）檢討縮短處理時限方式：
1.人民申請案件使用之書表證件，應由承辦單位詳加檢討，以縮短核發時間。尤以處理時限較長
時，特應注意檢討縮短，以達到便民要求。
2.承辦單位應調查輿論反映並參考現況，依據工作分析與簡化方法，繼續檢討應予改進事項，付
諸實施。
3.承辦單位宜隨時檢討處理過程，與民眾直接反映，自行改進處理。
四、檢核本府各局處人民申請案件承辦情形，落實管制作業：
（一）檢核方式：
1.本府行政暨研考處管制人員於每星期1次以書面或實地抽查方式，抽檢本府承辦
單位的人民申請案件辦理情形，請承辦單位之承辦人及登記桌人員配合填寫相關表件並解釋案件
辦理情形。
2.抽檢時間於2日前電話通知登記桌人員，由登記桌人員告知該承辦單位，並請承辦單位及登記桌人
員於抽檢當日出示應查填之表件（如附件2至附件5）、說明案件辦理情形（倘有退件、補件達3次
以上者）。
3.登記桌人員應每日查填人民申請案件表件（如附件2至附件4）
4.案件處理過程請承辦人建立人民申請案件以案管制紀錄單（如附件5），且時效仍以案管制計算，
管制紀錄單應妥為保管，俾便管理人民申請案件辦理情形。
（二）受檢單位（承辦單位及登記桌人員）注意及配合事項：
1.請受檢單位對同一申請人同一申請事項，倘有退件或補正情形，應持續自我管制及追蹤，倘對同
一申請人同一申請事項退件或補正達3次以上者，請承辦人主動告知登記桌人員，並將附件5影印
二份，請登記桌人員一份交給管制人員，一份自行留存，以供日後查考。
（三）登記桌人員應每星期自動查詢承辦人於附件5是否詳實填寫，內容是否確實。
（四）承辦單位及登記桌人員皆負有查催追蹤公文之責，應逐日檢查公文（含受會公文）辦理情形。
（五）承辦單位及登記桌人員應配合查填人民申請案相關報表，提供必要資料，協助管制人員管制案件辦
理情形。
（六）登記桌人員應確實勾選申請案之公文次性質並稽催承辦人於期限內辦結。
（七）獎勵與懲處（承辦單位及登記桌人員）：
1.簽報議處：
（1）公文內容應為人民申請案件，卻以一般公文受理，請即時修正，倘未修正且查有故意規避情
形者。
（2）承辦單位對應辦案件而簽存查或先簽存查再以創號發文者；人民或法人團體申請案件因缺漏
要件無法辦理時，未即一次詳加註明通知補正者。
（3）倘承辦單位、登記桌人員於登錄、統計、查催不確實，致文書管制原則不能落實，延宕公文
時效者。
（4）對管制人員以公務即時通或書面方式，請其填報之所有相關公文管制報表未予時限內答復，
達2次以上且無正當理由者。
（5）違反本計畫所敘各項有關人民申請案之規定及辦理原則者。
（6）違反公文管制相關規定或其他屬情節重大者。
（7）議處額度除依本府公文管制與考核獎懲作業要點規定外，違反上述（1）至（6）點者，依情
節輕重簽報議處額度。
2.獎勵方式：
（1）公文處理人員適用之獎勵種類規定如下：
嘉獎。
記功。
（2）其獎勵方式依獎勵標準表（附表一、附表二）規定辦理。
（3）每半年對受檢單位公文處理之檢核結果，評定個人成績優劣，簽報機關首長核定後辦理獎勵。
（4）承辦公文人員，依據（2）獎勵標準表規定敘獎者，其單位主管得依下列原則辦理獎勵：
在公文檢核期間內，其本人及單位內承辦人員均無因處理公文延誤而受懲處者。
單位內承辦人員辦理公文敘獎人數達該單位屬員總人數三分之一以上者。
其獎勵標準不超過單位內承辦人員之獎勵。
五、本計畫暨注意事項未盡事宜，本府行政暨研考處得隨時修訂之。